Cara Membuat Email Dalam Bahasa Inggris Profesional

Wartalova.com – Penggunaan email atau surat elektronik dalam dunia kerja saat sudah menjadi pekerjaan sehari-hari, bukan Cuma dengan bahasa Indonesia, namun menggunakan bahasa Inggris. Lalu bagaimana cara membuat email dalam bahasa inggris profesional dan baik?

Bukan hanya menggunakan email dalam berkomunikasi bisnis, namun sekarang banyak juga yang menggunakan aplikasi sosial media, seperti menggunakan chatting. Dengan begitu media komunikasi yang bisa dimanfaatkan, baik untuk komunikasi sesama karyawan, komunikasi ke atasan atau ke klien masing menggunakan email yang lebih resmi.

Lalu bagaimana cara membuat email dalam bahasa inggris yang profesional? Karena email sedikit berbeda dengan surat fisik, maka banyak orang belum mengetahui kaidah penulisan email yang baik, apalagi menulis email dalam bahasa Inggris.

Jika kalian mengalami kesulitan yang sama, yaitu membuat email dalam bahasa Inggris, kamu sudah berada di artikel yang paling tepat. Karena, akan dibahas dalam artikel ini cara membuat email bahasa Inggris yang baik dan profesional.

Cara membuat email dalam bahasa Inggris Profesional

Cara membuat email dalam bahasa Inggris

Simak langkah-langkah bagaimana cara membuat email dalam bahasa Inggris yang baik dan benar, agar tampak profesional berikut ini.

1. Perhatikan Struktur Umum Email

Dalam dokumen surat menyurat yang resmi, sudah pasti ada aturan struktur umum yang digunakan, dan ini wajib diikuti karena menyangkut profesionalisme sebuah perusahaan. Struktur surat untuk memberikan kemudahan pembaca memahami kandungan surat. Nah, begitu juga dengan email, maka ada struktur khusus yang digunakan, karena email juga tidak bisa dibaca secara kasual atau tanpa alur.

Inilah bagian-bagian email yang harus kamu pahami:

  1. Subject – Subject merupakan bagian pertama yang akan dilihat ketika email masuk. Subject juga bisa diartikan dengan Judul Email.
  2. Sapaan – Sapaan ini berguna untuk memulai sebuah email, biasanya dimulai dengan kata “Dear” yang berarti kepada, yang diikuti kepada siapa maksud berkirim email.
  3. Pembukaan – Ini sudah masuk kebagian email, yaitu menjelaskan apa maksud dan tujuan pembuatan email.
  4. Detail – Detail email atau bagian utama sebuah email, yang berisi rincian email lengkap.
  5. Pertmintaan, Pertanyaan atau Aksi – Ini harapan atau tujuan dari isi email yang bersisi aksi tertentu.
  6. Penutup – Penutup berisi dengan ucapan terimakasih dan antisipasi balasan email.

2. Awali dan Akhiri email yang menarik namun tetap relevan

Apapun isi email kamu, apabila tidak memiliki daya tarik di awal (Bagian Subject) untuk membuat penerima segera membuka dan membaca apa isi emailnya, sulit untuk mencapai tujuan. Inilah pentingnya bagian Subject email atau Judul agar bisa dibuat semenarik mungkin dan membuat orang ingin segera membukanya. Agar menarik, kamu bisa menekankan poin penting atau sesuatu yang dapat memikat atua menguntungkan penerima email.

Tetapi kamu harus ingat, judul yang kamu buat tidak boleh asal menarik tanpa relevan dengan isinya. Bikin subject yang menarik tetapi tetap relevan dengan isi email. Karena email yang profesional adalah email yang memilki kohesi, inti bisa disampaikan mulai dari awal sampai akhir email.

Sebagai contoh, Jika kamu membuat email penawaran kerjasama, kamu bisa membuat judul “Lucrative Partnership Opportunity With…” Namun pastikan bahwa apa yang kamu sampaikan diawal, harus bisa memenuhi apa yang sudah disampaikan tersebut.

3. Gunakan bahasa resmi dan mudah dipahami

Perbedaan bahasa dalam komunikasi bisnis dan komunikasi sehari-hari adalah terletak pada jenis bahasa yang digunakan. Cara membuat email profesional dalam urusan bisnis adalah dengan menggunakan bahsa resmi. Apalagi dalam menulis email bahasa inggris, karena penggunaan Business English adalah Integral. Maka benar-benar harus hati-hati dalam menulis email, lebih-lebih dalam bahasa Inggris, karena ada kata-kata yang tidak cocok digunakan dalam penulisan email resmi. Kata-kata ini disebut dengan slang word atau kata tidak formal yang populer.

Formalitas sangatlah penting, namun ada juga isi lain yang harus kamu perhatikan, yaitu dalam pemilihan kalimat yang bagus agar mudah dipahami penerima. Apalagi kamu membuat email dalam bahasa Inggris, karena ada kata yang bagi kita sangat Pintar ataupu Keren, namun tidak bisa digunakan dalam semua konteks.

Nah, sebagai contoh dalam penggunaan bahasa yang tidak efisien dan alternatif yang bisa digunakan:

  • Subsequent to menjadi after (setelah)
  • Along the lines of menjadi like (seperti)
  • Predicated menjadi based on (berdasarkan)
  • Dan lain-lain.

4. Gunakan basah yang efektif dan jangan bertele-tele dalam menyampaikan gagasan

Hal penting dalam membuat email bisnis adalah menggunakan bahasa yang lugas dan efektif. Jangan menggunakan bahasa yang bertele-tele karena sudah pasti tidak efektif. Menggunakan bahasa yang lugas dan efektif sangat penting, karena dalam dunia bisnis harus profesional. Bahasa profesional dalam membuat email, tentu harus menyampaikan maksud dengan to the point.

Bagaimana membuat email dalam komunikasi bisnis yang profesional? Ada beberapa point yang bisa kamu lakukan dalam membuat email bahasa inggris dalam dunia bisnis, yaitu kamu harus menentukan inti email sebelum menulisnya. Kemudian, silahkan buat point-point pembahasan agar mudah dalam penulisan.

Dalam proses penulisan email, kamu harus fokus pada point inti pesan dari awal sampai akhir agar efektif. Email yang efektif bukan dilihat dair panjang body email. Jadi, dengan point yang sudah ditentukan, maka tidak ada perulangan maksud didalam email. Sehingga email menjadi efektif dan profesional.

Berikut ini contoh penulisan awalan email, yang tidak straight to the point:

  • “I’m reaching out to you to follow up on…”
  • “There are several things I want to let you know through this email. Firstly…”

5. Gunakan sedikit sentuhan pribadi

Kamu bisa memberikan sedikit sentuhan pribadi dalam membuat email profesioanl bahasa inggris. Dalam dunia bisnis, ataupun dalam dunia pekerjaan pembuatan surat atau email identik dengan keseriusan, dengan sentuhan pribadi email kamu akan lebih luwes dan tidak seperti email robot.

Sentuhan pribadi ini bisa kamu sesuaikan dengan konteks pembicaraan. Kamu bisa memberikan sedikit sentuhan misalnya kamu bisa membuat awalan email dengan kalimat “I saw your activities the other day and it seems that you’re having a packed week. Hope you’re doing fine!”. Begitu juga dalam membalas email yang telat, kamu bisa membuat sentuhan pribadi seperti contoh “My apologies for the late reply, there were so many things on my plate.”

Dengan sentuhan pribadi ini, akan membuat email kamu tetap profesional namun luwes dan enak dibaca.

6. Tinjau kembali sebelum email dikirim

Meninjau email yang akan dikirim merupakan keharusan bagi siapapun dan email apapun, hal ini sudah menjadi standar dalam mengirim email. Namun, hal ini sering dilupakan, sehingga jika ada kesalahan penulisan maka akan terlanjut terkirim ke penerima email.

Cara membuat email dalam bahasa inggris ini kamu wajib melakukan hal ini, tinjau terlebih dulu sebelum email kamu kirim. Dengan demikian, kamu bisa mengoreksi kata atau kalimat yang kurang ataupun sedikit mengubah hal yang dianggap kurang tepat.

Mengecek kembali email sangat penting, apalagi email yang kamu kirimkan untuk atasan. Karena terkadang sulit mengetahui kesahalan dalam satu waktu, dengan mereview kembali kamu bisa mendapati kesalahan kecil seperti ejaan, typo ataupun alur email. Selain itu, kamu juga bisa membaca dan menelaah image untuk penerima email agar menjadi lebih baik.

Apakah penjelasan cara membuat email dalam bahasa Inggris diatas cukup membantu kamu? Dengan mengikuti penduan membuat email profesional diatas, kamu bisa menerapkan dalam pembuatan email bisnis, pekerjaan atau melamar kerja.

Membuat email dalam bahasa Inggris kini sudah menjadi trend dalam dunia kerja, apalagi memiliki pangsa pasar Internasional, maka kamu harus bisa membuat email dalam bahasa inggris yang profesional.

Semoga panduan cara membuat email dalam bahasa Inggris profesional yang warta susun dari berbagai sumber ini memberikan manfaat buat kamu semua.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *